外貿(mào)跟單業(yè)務(wù)工作流程

外貿(mào)跟單業(yè)務(wù)工作流程|外貿(mào)英語學(xué)習(xí)跟單業(yè)務(wù)工作流程：

一.跟單：

1.制作合同：客戶下單以后，核對產(chǎn)品價錢是否與以前所做的訂單或之前確認(rèn)的價錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料輸入外貿(mào)專家軟件里做出口合同給客戶確認(rèn)，如是做T/T30%，并讓其安排打訂金，待定金到帳后，再下購貨合同給工廠進(jìn)行生產(chǎn)，如果是做100%前T/T，則可直接安排生產(chǎn)。無論是在做出口合同或購貨合同，一定要特別注意產(chǎn)品描述，數(shù)量，價格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協(xié)調(diào)好，以免以后趕不交期。下購貨合同到工廠后，要求工廠負(fù)責(zé)人簽回，存檔留底，如可以，可同時要求工廠提前算出訂單材積以準(zhǔn)備以后安排訂艙拼柜事宜。

2.商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個星期就可以辦理商檢了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同，裝箱單，發(fā)票。大概兩三天后，工廠在向當(dāng)?shù)厣虣z局申請辦好商檢后，傳真換證憑條給你，留存以便日后安排報關(guān)。換證憑條只顯示實(shí)際報關(guān)商品的第一項(xiàng)商品及報關(guān)總金額，有效期一般為三個月，實(shí)際報關(guān)金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復(fù)使用。

3.辦理C/O或FormA：看所屬客戶是屬于哪一個國家或客戶的具體要求來辦理C/O或FormA。FormA是普惠制產(chǎn)地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個，可以享受減免關(guān)稅待遇。C/O是一般性原產(chǎn)地證書，只是證明貨物是產(chǎn)自中國的。一般原產(chǎn)地證書得到貿(mào)促會辦理，而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運(yùn)期至少一個星期前辦理。不管你辦理的是一般產(chǎn)地證還是普惠制產(chǎn)地證，基本程序都是先在網(wǎng)上制作好資料（包括合同，發(fā)票，裝箱單等）后再發(fā)過去,待機(jī)器檢查合格后再由貿(mào)促會或者商檢局的人員再人工審單一次,合格后就可以去領(lǐng)取單證了。

4.驗(yàn)貨訂艙：經(jīng)常注意工廠訂單生產(chǎn)進(jìn)度，在交貨期前十多天，詢問工廠是否可以按時交貨，如可以，準(zhǔn)備向貨代訂艙同時安排驗(yàn)貨人員驗(yàn)貨。驗(yàn)貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發(fā)貨人，收貨人，通知人，發(fā)貨港，目的港，柜型，箱數(shù)，產(chǎn)品名稱，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進(jìn)倉單給你，注意進(jìn)倉單上面的截柜時間，截補(bǔ)料時間，傳真給工廠，讓工廠按上面注明的時間內(nèi)將貨物送進(jìn)倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時間，裝貨地址，工廠聯(lián)系人，聯(lián)系電話等，與進(jìn)倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。5.報關(guān)：訂好艙后在文件補(bǔ)料時間至少三天以前，填寫報關(guān)資料寄給報關(guān)行或讓貨代幫忙報關(guān)。報關(guān)資料包括：外銷合同，裝箱單，發(fā)票，報關(guān)單，核銷單（注意核銷單在寄給報關(guān)行或貨代前，必須先向商檢局備案），報檢委托書，換證憑條，C/O或FormA等。

6.拿單：貨物報好關(guān)，進(jìn)入倉庫后，及時出提單補(bǔ)料給貨代，并與其核對提單草本。船開后兩三天內(nèi)，貨代會列出費(fèi)用清單來，包括文件費(fèi)，AMS費(fèi)用，清關(guān)費(fèi)，操作費(fèi)等。安排工廠付款，并將水單傳給貨代。貨代在錢到帳后，就可以向其拿正本提單了，一般貨代公司不寄提單，要公司派人去取，如公司沒有人手，也可以出一份寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，出提單電放申請，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給你，以備公司留底存檔。

7.通知客戶：貨物開船后，發(fā)郵件通知客戶船名，開船日期等等，以便讓其及時購買保險。8.催款寄單：拿到提單正本后，掃描復(fù)印件電郵給客戶，催其付清余款�？蛻糌浛畹綆ず�，再寄正本提單，裝箱單（數(shù)據(jù)應(yīng)與提單上一致），發(fā)票給客戶，在發(fā)票裝箱單上寫明柜號，封條號及發(fā)票號，雖然不太重要，但我覺得寫上還是比較好。

9.退稅：在報關(guān)后一個月后，報關(guān)行或貨代會將報關(guān)底聯(lián)及核銷單退稅聯(lián)退還給你，拿上這些單據(jù)與銀行傳過來的核銷水單就可向外匯局辦理退稅了。

注意：

1.有些產(chǎn)品比較工藝比較復(fù)雜，在生產(chǎn)前可以要求工廠打產(chǎn)前樣，或?yàn)榱丝刂瀑|(zhì)量，在出貨前要求工廠出具船前樣。

2.跟單工作是需要很細(xì)心跟耐心的，時時刻刻注意工廠的生產(chǎn)進(jìn)度，及時安排船期，在制作各種單證時，一定要特別小心，所有單據(jù)都很重要，一定要檢查檢查再檢查才行，我就會經(jīng)常出錯，不過慶幸還沒給公司造成損失，都是及時發(fā)現(xiàn)了。我覺得如果不急的單證，可以自己事先準(zhǔn)備好，在拿出去前再仔細(xì)檢查一遍，就可以避免不少錯誤�？梢悦扛粢欢螘r間對自己的工作總結(jié)一下，有哪些貨要出，哪天要準(zhǔn)備哪些文件，哪些樣品在打樣，哪些事情要回客戶等等。

二．客戶來樣工作程序：

收到客戶要求打樣的新產(chǎn)品時，首先拍照存檔，在樣品上做好標(biāo)簽，注明幾月幾號哪個客戶寄樣，以便日后查詢。然后填好打樣單及打樣要求并將樣品寄與工廠，要求其打樣。如是比較重要的樣品，還必須要求工廠在打好樣后退還樣品。

三．寄樣工作程序：

工廠打好樣品后，根據(jù)實(shí)際情況，自己留樣一份或拍照存檔，以便日后與客戶商討。包裝樣品時特別注意包裝盒不要過大，量好外箱尺寸稱好重量自己記錄存檔（以方便后與快遞公司核對月結(jié)清單）。易碎物品在外箱上貼上易碎標(biāo)志，或?yàn)榉乐箍爝f人員弄錯，可自己再用白紙打上發(fā)件人收件人聯(lián)系電話，地址貼在外箱上。自己也須做好記錄，寄給誰，寄與目的，所寄物品，快遞單號等等，以便日后查詢。樣品寄出后，寫郵件通知客人所寄物品，快遞追蹤單號等。

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外貿(mào)業(yè)務(wù)跟單員工作流程進(jìn)出口貨物的基本程序

外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易。我們分別來了解一下出口貨物跟單和進(jìn)口貨物跟單的基本程序及跟單員所要做的工作。貨物的出口交易有二種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。

一．接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。

1．下單方式：客戶下單的方式有：通過電話，F(xiàn)ax,Email或書面合同等方式。

2．接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。

3．接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：

（1）合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALESCONTRACT）和購貨合同（PURCHASECONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。（2）確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書（SALESCONFIRMATION）和購貨確認(rèn)書（PURCHASECONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。

還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。

4．接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。

（1）詢盤：（INQUIRY）又叫詢價。

（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。（3）還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價。

（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。二．審單：即審核合同1．審單內(nèi)容：

確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。2．審單方法：（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格：

審查時產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對上號？

有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。（2）質(zhì)量：

也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。

（3）數(shù)量：

應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。

約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過10%的增減幅度。

（4）單價，總額的審查：

1．客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對？總額有沒有加錯？新客戶下單，要查看我們給他的報價。2．通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元）（5）價格條款的審查：

出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有：FOB船上交貨價（指裝運(yùn)港的價格條件）

C&F（FreightorCarriagePaidto..）運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨

CIF成本+保險費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價格

常用的FOBCFRCIF幾種價格的換算及公式介紹如下：（1）FOB價格換算為其它價：CFR價=FOB價+運(yùn)費(fèi)

FOB價+運(yùn)費(fèi)

CIF價=-----------------------1-保險費(fèi)率X投保加成

（2）CFR價格換算為其它價：FOB價=CFR價運(yùn)費(fèi)CFR價

CIF價=----------------------------1保險費(fèi)率X投保加成

（3）CIF價格換算為其它價：

FOB價=CIF價X（1投保加成X保險費(fèi)率）-運(yùn)費(fèi)CFR價=CIF價X（1投保加成X保險費(fèi)率）（6）付款方式審查：

1.付款方式是否能接受？LC，付定金，等等。2.支付的貨幣能否接受？

（7）包裝要求的審查：

1．工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？2．客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？

3．客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書）

內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑

外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要是嘜頭印刷。

（8）交貨期的審查

（1）跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物，并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短�？梢允�2周，3周，或一個月，二個月，一個季度或更長。

（9）交貨方式的審查：

運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。

注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。如報的價是連同海運(yùn)價，而客戶要求空運(yùn)（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。關(guān)于樣品：

要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。1．寄目錄，樣本：2．準(zhǔn)備樣品。（1）工廠現(xiàn)有的款式（2）新款（3）客戶來樣。

要領(lǐng)：無論老品，新品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到：（1）有完整的產(chǎn)品資料，主動進(jìn)行宣傳。（2）新品的成本，價格要進(jìn)行核算。（3）新品的制作要留有實(shí)樣。（4）客戶的來樣要保存好原樣。三．形式發(fā)票：PROFORMAINVOICE

買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期）。產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期）。合同條款（價格條款，付款方法）。此外，提供我們的銀行資料以便客戶開證或匯款。注意幾點(diǎn)：

1.單價條款要明確（FOB,CFR,CIF）2.交期要明確

3.付款條件要明確（LC,TT）四．出口貨物跟單的基本程序：

出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉，(報關(guān)，報驗(yàn)，裝船)，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為：

(1).籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。

(2).催審單證：大多數(shù)的支付方式是L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運(yùn)貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。催證：貨物快完成時，要催證。

審證荷籩な且瀉凸鏡墓餐霸穡詵段Ш湍諶萆嫌興煌Ｒ寫誘咼嬪希さ墓矣形廾騁淄�？郡行的资信？古f罌と撕褪芤嬡碩苑瘢/C的貨物和金額與合同是否相同？裝期？特別條款？

改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。包裝上，總金額，效期，包括拼寫錯誤。要求對方修改，一份L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。

(3).訂倉裝船：貨物備妥，L/C沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按CFR和CIF成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù)。首先：

出貨裝柜：（P。28）跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。A．貨柜選擇：（P。29）根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有：20’2930立方/17.5噸40’5861立方/22.5噸40’H6871立方/27.5噸

B．制作裝箱單：（P。30）裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。

C．跟蹤裝柜：（P。31）出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

(4)制單結(jié)匯：是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

A.制單：貨物裝船后，跟單員要及時按L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。

要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。

出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。

B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔

五．進(jìn)口貨物跟單的基本程序：

（1）就是跟進(jìn)進(jìn)口合同的履行。其程序?yàn)椋鹤獯�訂倉，申請開證，催交裝運(yùn)，辦理保險，商檢報關(guān)及接貨驗(yàn)收等。

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