銷售跟單員工作職責(zé)

銷售跟單員工作職責(zé)

1、負(fù)責(zé)銷售訂單的下達(dá)以及發(fā)貨跟蹤；2、負(fù)責(zé)客戶退換貨信息跟蹤；

3、負(fù)責(zé)銷售臺帳的建立以及應(yīng)收帳款的回收跟進(jìn)；4、負(fù)責(zé)客戶投訴的信息接口傳遞工作；

5、協(xié)助銷售員建立客戶信息維護(hù)表，并定期對客戶信息進(jìn)行更新維護(hù)；6、協(xié)助銷售人員對市場信息的整理和上報工作；7、負(fù)責(zé)銷售相關(guān)文檔管理工作。

銷售員工作職責(zé)：

1、代表公司負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品在合法范圍內(nèi)進(jìn)行推廣、銷售；2、負(fù)責(zé)根據(jù)公司的銷售政策簽訂銷售合同/訂單；

3、負(fù)責(zé)銷售報表和總結(jié)報表的制作并傳遞給公司管理層；4、負(fù)責(zé)客戶的管理與維護(hù)；

5、代表公司樹立和維護(hù)公司的良好形象；

6、負(fù)責(zé)制定公司的銷售目標(biāo)并制定相關(guān)的銷售計劃；

7、負(fù)責(zé)及時收集并整理與公司有關(guān)的市場信息，上報公司領(lǐng)導(dǎo)以便做出銷售決策；8、負(fù)責(zé)客戶問題的及時處理，并將問題以及處理結(jié)果進(jìn)行備案；9、負(fù)責(zé)及時通知客戶有關(guān)公司政策的調(diào)整以及新產(chǎn)品上市等信息；10、負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品的銷售策劃工作；11、負(fù)責(zé)貨款回收的工作。

工程部文員的工作職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)公司通知、文件的及時上傳下達(dá)工作；

2、負(fù)責(zé)本部門有關(guān)資料、文件的收發(fā)以及分類歸檔，準(zhǔn)確無誤地填制各類報表和表格；3、負(fù)責(zé)工程部每月員工出勤查核、匯總上報；4、負(fù)責(zé)內(nèi)外來訪人員的接待工作；

5、傳達(dá)部門主管的各項工作安排，并將落實情況及時匯報；6、參加會議并負(fù)責(zé)做好會議記錄、整理工作。

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銷售跟單工作職責(zé)

一、跟單員基本工作及要求

（1）銷售訂單處理

客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等，每張訂單的下法不同，跟單員都應(yīng)將它們轉(zhuǎn)成書面訂單并錄入訂單跟蹤表，以便進(jìn)行跟蹤。并在確認(rèn)交期后回復(fù)訂單，訂單處理與回復(fù)不得超過24小時。

下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數(shù)量、交期的溝通等�？蛻舻挠唵卧�件按照訂單完成狀態(tài)分類整理成：待處理訂單、已完成訂單以便分類檢索。書面或口頭回復(fù)每張訂單并記錄，跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順利的交給客戶，收回應(yīng)收回的款項。

（2）銷售送貨安排

根據(jù)客戶訂單要求交貨時間、訂單的緊急程度以及客戶的信譽(yù)度結(jié)合庫存情況及在途物料等情況安排銷售發(fā)貨。

為提高發(fā)貨效率，銷售跟單員務(wù)必在當(dāng)天上午下班前做好下午的發(fā)貨訂單并打印出來，當(dāng)天下午下班前與倉庫及生產(chǎn)和外協(xié)跟單溝通安排好次日的發(fā)貨計劃并做好初步的發(fā)貨單以及至少一張可以確定的發(fā)貨單（即確保次日一上班就可以裝車的發(fā)貨單）。如因銷售發(fā)貨安排有誤，造成發(fā)貨推遲或延誤的，跟單人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

涉及回款或其它不確定事項的，必要時跟單員安排發(fā)貨需要與銷售主管和財務(wù)做相應(yīng)的溝通。產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。

（3）生產(chǎn)庫存跟蹤

將客戶訂單結(jié)合庫存情況轉(zhuǎn)化成定額發(fā)料單交付生產(chǎn)或外協(xié)：一定要把客戶要求在生產(chǎn)單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應(yīng)向倉庫了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。并且，不同客戶下達(dá)的相同的產(chǎn)品訂單在前部生產(chǎn)訂單未完成時要盡快合并生產(chǎn)，以便提高生產(chǎn)效率。

交付生產(chǎn)之后務(wù)必跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，并得到生產(chǎn)明確的排場回復(fù)，據(jù)此回復(fù)客戶的交貨期，原則上交貨期誤差控制在1-2天。

生產(chǎn)過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，最終找到解決的辦法。

小樣：打小樣的目地是看本公司的做貨能否達(dá)到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。修改定單一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產(chǎn)部生產(chǎn)或者取消生產(chǎn)訂單。

（4）銷售回款跟蹤

填寫銷售對賬單并與財務(wù)對賬確認(rèn)后匯總，給銷售人員提供準(zhǔn)確及時的收款信息。客戶未及時回款的要向銷售主管提醒并報知財務(wù)注意。

到期應(yīng)收款的，提前一天與財務(wù)核對好并整理好收款單據(jù)交付業(yè)務(wù)員去收款。每月度結(jié)束后，銷售跟單必須與3天內(nèi)將銷售匯總表做好并提交財務(wù)審核歸檔。

（5）客戶檔案的管理

新客戶及時登記客戶登記表：務(wù)必將客戶的準(zhǔn)確的名稱，地址、聯(lián)系人、電話、傳真、結(jié)算方式等數(shù)據(jù)完整無誤輸入登記表，以便銷售開單時自動查詢相關(guān)數(shù)據(jù)；

客戶產(chǎn)品價格信息及時填寫或者更新進(jìn)客戶登記表，以便保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少對賬送貨工作的復(fù)雜性。

客戶資料有變更的必須及時變更。

（6）計算報價單

客戶產(chǎn)品有變動或特殊要求而致使價格有變動或者是新客戶，需要填寫報價單報財務(wù)和總

經(jīng)理審核之后給客戶確認(rèn)，并按雙方確認(rèn)報價執(zhí)行。客戶產(chǎn)品是使用新材料的，接到客戶訂單時必須請示總經(jīng)理客戶報價是否需要做變更，如

需變更則填寫報價單獲批，否則按原報價執(zhí)行。（7）客戶服務(wù)

客戶來訪接待：客戶來訪應(yīng)該做到熱情周到，如果因故不能接待的，務(wù)必請其它員工代為

接待，并跟蹤記錄客戶來訪情況。樣品的寄送與登記：客戶需要樣品時與客戶溝通清楚后送樣給客戶，并跟蹤回訪樣品情況。客戶投訴或是退貨時：對客戶的投訴，我們要了解問題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到

對策，避免下次出現(xiàn)。客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問題。若能返修，則再對成品進(jìn)行

返修好后再出貨。很嚴(yán)重的就重新生產(chǎn)，補(bǔ)單生產(chǎn)再送貨。還有采用相互讓步的折扣法。有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客戶達(dá)到雙贏。（8）與各部門的溝通及完成主管交辦事項的處理

跟單最重要的個人素質(zhì)是什么？溝通��！跟單的本質(zhì)是就是一個內(nèi)外溝通的過程！同本廠內(nèi)的各部門溝通：

面對生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對老板負(fù)責(zé)的同時也要對客戶負(fù)責(zé)。多同各生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時，客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的要求。同客戶的溝通：

先要了解客戶的心態(tài)，他們是希望你在最快的時間里，給他最好的貨，價錢也希望是最低的。如果你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們?nèi)裟軐⑹稚系拿繌垎巫赢?dāng)作是自己的事至始至終的做好，客戶那當(dāng)然也就不難交差的。其實，只要我們能對客戶真誠的付出，他們也會在有些問題上會理解你的，不會令你難做。配合銷售主管并完成其交付的其它工作。

二、銷售跟單的特點

1．

責(zé)任大

跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。2．

溝通，協(xié)調(diào)：

跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。3．

做好客戶的參謀：

跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。4．

工作節(jié)奏多變，快速：

面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。5．

工作是綜合性的：

跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉生產(chǎn)運(yùn)作流程。

三、跟單員的素質(zhì)要求：

跟單員的工作性質(zhì)與特點決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：

1.分析能力。分析出客戶的特點及產(chǎn)品的價格構(gòu)成，以利于報價。

2.預(yù)測能力。能預(yù)測出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生

產(chǎn)及交貨的安排。3.表達(dá)能力。善于用文字和語言與客戶溝通。

4.專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點，來源及成分。知道產(chǎn)品

的特點，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。5.與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

6.人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過

他們來完成自己想要做的事。7.法律知識。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識。做到知法，

守法，懂法，用法。8.談判能力。有口才，有技巧。

9.物流知識。了解運(yùn)輸，裝卸搬運(yùn)，保管，配送，報關(guān)等知識。

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