幼兒園檔案管理

幼兒園檔案管理

（注：該文為長(zhǎng)沙市幼兒園檔案管理培訓(xùn)班講稿，并已在幼教版發(fā)表）

一、幼兒園檔案的含義與作用

幼兒園檔案是指幼兒園全部工作活動(dòng)形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、音像等不同載體的歷史記錄。它是實(shí)施素質(zhì)教育，提高保教質(zhì)量，推動(dòng)各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和必要條件。

幼兒園在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的、具有保存、查考、利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔。各幼兒園應(yīng)建立健全文件材料的形成、積累和立卷歸檔制度，并將文件材料的立卷歸檔列入各部門(mén)和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制；應(yīng)把檔案管理列入本園工作計(jì)劃，建立檔案室或檔案專柜，確定一名園長(zhǎng)分管，指定歸口部門(mén)，落實(shí)專人管理，解決所需經(jīng)費(fèi)，確保檔案工作的開(kāi)展。

二、幼兒園檔案管理的目的

為了適應(yīng)幼兒園檔案工作日益發(fā)展的需要，統(tǒng)一幼兒園的檔案分類，實(shí)現(xiàn)幼兒園檔案分類、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，達(dá)到加強(qiáng)幼兒園檔案和檔案工作的科學(xué)管理，促進(jìn)整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化，充分發(fā)揮幼兒園檔案的作用，更好地為幼兒園工作和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)。

三、幼兒園檔案管理的原則

幼兒園檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，必須收集齊全，規(guī)范整理，確保完整和安全。任何部門(mén)和個(gè)人不得私自保存、銷毀應(yīng)歸檔的文件材料。

幼兒園的檔案管理，應(yīng)以辯證唯物主義為指導(dǎo)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，把幼兒園檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來(lái)，應(yīng)具有較強(qiáng)的思想性、科學(xué)性和適用性。

（一）體現(xiàn)思想性

檔案工作是黨性、政治性很強(qiáng)的工作。幼兒園檔案分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導(dǎo)，以國(guó)家的有關(guān)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。要堅(jiān)持黨的“一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)”的基本路線的原則精神，從實(shí)際出發(fā)，突出教學(xué)、科研檔案在幼兒園檔案中的中心地位，黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用，力求反映新時(shí)期幼兒園職能活動(dòng)的新情況、新特點(diǎn)。

（二）符合科學(xué)性

幼兒園檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容，既要實(shí)事求是，符合幼兒園檔案工作的實(shí)際，又要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，在理論與實(shí)踐的結(jié)合方面，應(yīng)有較強(qiáng)的科學(xué)性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng)新。1、采用“幼兒園檔案”這一綜合概念，以幼兒園全部檔案為對(duì)象，按照幼兒園檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類別。

2、在充分反映幼兒園檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點(diǎn)的前提下，確定統(tǒng)一的分類體系，把同一門(mén)類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國(guó)檔案分類法教育檔案分類表（即信息分類）》體系的協(xié)調(diào)。

3、類目設(shè)置必須有相對(duì)穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)不隨意改變。

4、類目排列，檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到幼兒園檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體原則劃分，做到各類之間，各類相同級(jí)位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延，同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。

（三）重視適用性

幼兒園檔案管理采用多元，靈活的處理方法，在強(qiáng)調(diào)大的原則統(tǒng)一的同時(shí)，照顧不同類型、規(guī)模、層次部門(mén)的特點(diǎn)，根據(jù)各園檔案實(shí)際情況和發(fā)展水平，給各園在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。

為了方便掌握使用，幼兒園檔案管理在類目名稱、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂、好記。

四、幼兒園檔案管理的體系結(jié)構(gòu)（詳見(jiàn)附錄）

應(yīng)歸檔的各種文件材料，要收集齊全完整，并進(jìn)行分類立卷。案卷要求做到分類合理，標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，編制目錄清晰，檔案裝具符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。幼兒園檔案管理的體系結(jié)構(gòu)一般由三大塊構(gòu)成。

（一）一級(jí)類目的劃分與標(biāo)識(shí)

一級(jí)類目是幼兒園檔案分類的最高層位。根據(jù)幼兒園檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為四（六）（五、七）個(gè)一級(jí)類目，其名稱、標(biāo)識(shí)符號(hào)和主要內(nèi)容如下：DQ黨群

主要包括幼兒園黨群部門(mén)在工作中形成的文件材料。XZ行政

主要包括行政職能部門(mén)（教保、后勤等部門(mén)除外）工作中形成的文件材料。BJ保教

主要包括保教管理和保教實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。HQ后勤

主要包括后勤管理和后勤工作中形成的文件材料。

BJ保健主要包括衛(wèi)生保健管理和衛(wèi)生保健工作中形成的文件材料。

CK財(cái)會(huì)主要包括財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。

一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用類目名稱主詞的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的簡(jiǎn)稱。SX聲像主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤(pán)、影視膠片、縮微膠片、光盤(pán)等不同載體的文件材料。

需要說(shuō)明的是：考慮到不同規(guī)模、類型園所的差異性，為保持其有機(jī)聯(lián)系和便于管理、利用，在一級(jí)類目的設(shè)置上可采用二種分類方案，各園可根據(jù)實(shí)際情況選擇。但一個(gè)園所只能選一種，并保持穩(wěn)定。

（二）二級(jí)類目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)

二級(jí)類目是對(duì)上級(jí)類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，在大原則統(tǒng)一的情況下，各園可視具體情況對(duì)隨機(jī)類目進(jìn)行選擇。值得注意的是，類目一經(jīng)確定，就不得隨意變動(dòng)。

二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用“雙位制”。如：黨群中的黨務(wù)工作為“11”，其余二級(jí)類目依次層累為12、1399，但10、20等帶“0”的數(shù)字不用。

（三）三級(jí)類目的擴(kuò)展和標(biāo)識(shí)在二級(jí)類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各園根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴(kuò)展三級(jí)類目，其標(biāo)識(shí)方法與符號(hào)和二級(jí)類目相同。

五、幼兒園檔案管理的檔號(hào)編制

各幼兒園檔案室和檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的檢索工具和參考資料，并做好檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況的登記工作。

（一）檔號(hào)的含義

是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)，必須反映幼兒園檔案的分類體系和物理位置。

（二）檔號(hào)編制原則

必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門(mén)內(nèi)的檔案不得重號(hào)；方便插卷，使其有充分?jǐn)U展的余地；不能隨意變動(dòng)；能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。1、唯一性原則。檔案館（室）內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。

2、合理性原則。檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。3、穩(wěn)定性原則。檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

4、擴(kuò)充性原則。檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。

5、簡(jiǎn)單性原則。檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

（三）檔號(hào)結(jié)構(gòu)、模式和標(biāo)識(shí)：

1．檔號(hào)包括年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)三個(gè)部分。年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

分類號(hào)是檔號(hào)的主體，一般由一、二級(jí)類目代號(hào)組成，也可僅由一級(jí)類目組成。少數(shù)擴(kuò)展到三級(jí)類目者，還應(yīng)把三級(jí)類目代號(hào)包括進(jìn)去。分類號(hào)究竟包含幾級(jí)類目，由各園自行掌握。比如：“黨支部會(huì)議記錄”的分類號(hào)，由一級(jí)類目組成者為“DQ”；由二級(jí)類目組成者為“DQ11”；由三級(jí)類目組成者為“DQ11”案卷號(hào)同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號(hào)中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號(hào)可不限級(jí)數(shù)。2．檔號(hào)的模式。檔號(hào)的模式規(guī)定為：年度號(hào)十分類號(hào)十案卷號(hào)

對(duì)于庫(kù)藏有多個(gè)全宗的園所，原則上應(yīng)在年度號(hào)前加全宗號(hào)。標(biāo)識(shí)到文件級(jí)的，還應(yīng)在案卷號(hào)后面加件號(hào)。3．檔號(hào)的標(biāo)識(shí)。

采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)之間，用連接符號(hào)“一”連結(jié)。例如：1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23號(hào)卷的檔案，可標(biāo)為：1990一JXl4一23。

（四）檔案的排架問(wèn)題

從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號(hào)前，在不影響案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下，可將永久、長(zhǎng)期排在前面。這里規(guī)定的檔號(hào)模式屬分段開(kāi)放型編號(hào)方法，各園在按檔號(hào)排架時(shí)，可根據(jù)案卷數(shù)量、自身?xiàng)l件，既可按一級(jí)類目年代縱向排列，也可按年度一一類目橫向排列。

六、幼兒園檔案管理中幾個(gè)問(wèn)題的處理（一）關(guān)于聲像載體檔案

聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤(pán)、影視膠片、縮微膠片、光盤(pán)等不同載體的文件材料。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為幼兒園檔案的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動(dòng)化程度的提高，其數(shù)量越來(lái)越多，重要性越來(lái)越明顯。從當(dāng)前幼兒園聲像載體檔案歸檔的內(nèi)容看，基本不超出四個(gè)一級(jí)類目的范圍，故暫不能將它與四個(gè)一級(jí)類目并列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨(dú)編號(hào)排架，同時(shí)注明與相應(yīng)載體檔案的參照號(hào)。其編號(hào)模式為：

年度號(hào)十聲像檔案代號(hào)（SX）＋載體代號(hào)（代碼）＋保管單位號(hào)保管單位是聲像檔案最低限度的數(shù)量詞，可以是卷、冊(cè)、盒，也可以是張、件。例如：某領(lǐng)導(dǎo)同志1990年來(lái)園視察，照片冊(cè)序號(hào)是23，錄像帶序號(hào)是102，則可分別標(biāo)引為：1990一SX12一231990一SX13一102

（二）關(guān)于人物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其他特殊類型的檔案的列類問(wèn)題：由各園根據(jù)上述原則、內(nèi)容、方法自行決定。這里簡(jiǎn)要介紹干部檔案的內(nèi)容。

干部檔案正本，由全面地反映一個(gè)干部的歷史和現(xiàn)實(shí)情況的材料所構(gòu)成，包括下列內(nèi)容：1、履歷表；2、自轉(zhuǎn)；3、鑒定；4、考核材料；

5、政治歷史問(wèn)題的審查材料及甄別、復(fù)查材料；6、參加中國(guó)共產(chǎn)黨或共青團(tuán)的材料；

7、獎(jiǎng)勵(lì)（包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)）及英雄模范先進(jìn)事跡材料；8、處分、取消處分和甄別、復(fù)查材料；

9、任免呈報(bào)表，晉升技術(shù)職稱、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國(guó)人員審查表，調(diào)整工資審批表，工資級(jí)別登記表，離休、退休、退職審批表等；10、其他可供組織上參考的材料，如干部個(gè)人寫(xiě)的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)、檢查等。

干部檔案副本，是概括地反映一個(gè)干部的歷史和現(xiàn)實(shí)情況。由正本中的部分材料所構(gòu)成，包括下列內(nèi)容：1、近期填寫(xiě)的干部履歷表；2、各個(gè)階段的主要鑒定；3、考核材料；

4、政治歷史問(wèn)題的審查、甄別、復(fù)查、平反結(jié)論；5、獎(jiǎng)勵(lì)材料；

6、處分、取消處分及甄別、復(fù)查、平反的決定；

7、晉升技術(shù)職稱、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國(guó)人員審查表，工資級(jí)別登記表等。（三）各類檔案材料歸檔時(shí)間：文書(shū)、會(huì)計(jì)檔案，按年度整理立卷；教保、教師業(yè)務(wù)和學(xué)籍管理檔案，按教學(xué)年度整理立卷。各類檔案都應(yīng)于次年六月份以前移交檔案室或檔案工作人員保管。

附錄：幼兒園檔案管理的體系結(jié)構(gòu)DQ黨群工作

11黨務(wù)工作（上級(jí)文件、工作制度、計(jì)劃與總結(jié)、其他）12紀(jì)檢（紀(jì)律檢查、廉政建設(shè)）13組織（培養(yǎng)對(duì)象、發(fā)展與統(tǒng)計(jì)）14宣傳教育

15統(tǒng)戰(zhàn)（民主黨派材料入此。）

16工會(huì)（上級(jí)文件、工作制度、計(jì)劃與總結(jié)、其他，婦女工作材料入此）

17團(tuán)支部（上級(jí)文件、制度與職責(zé)、計(jì)劃與總結(jié)、學(xué)習(xí)資料、其他）

XZ行政工作11目標(biāo)管理1111發(fā)展規(guī)劃與階段總結(jié)1112工作計(jì)劃與總結(jié)1113全園周工作安排1114創(chuàng)建工作12人事管理1211職工花名冊(cè)1212職工培訓(xùn)1213各類資格合格證書(shū)1214崗位聘任情況1215師資培養(yǎng)材料1216干部、職工人事檔案1217專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案13制度管理1311制度與職責(zé)

1312職責(zé)履行情況與職責(zé)執(zhí)行情況1313崗位考核情況（職工出勤情況、月工作考核、民主測(cè)評(píng)情況）14民主管理1411教職工代表大會(huì)1412園務(wù)會(huì)1413全園會(huì)1414家委會(huì)15尋求支持1511上級(jí)文件1512領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷1513申請(qǐng)報(bào)告16文化建設(shè)

1611園所文化（園旗、園徽、園歌、園訓(xùn)等）1612對(duì)外宣傳（園所簡(jiǎn)介、宣傳單等）1613文藝創(chuàng)作（職工、幼兒）1614員工手冊(cè)1615園史資料（園史、大事記、重大活動(dòng)資料、接待活動(dòng)記錄、榮譽(yù)冊(cè)、表彰推薦材料、園務(wù)日志）BJ保教工作11日常保教工作

1111幼兒情況（招生、編班、幼兒花名冊(cè)、幼兒發(fā)展情況、幼兒個(gè)案記錄、畢業(yè)生信息反饋工作）

1112一日生活作息制度（課程設(shè)置、保教人員一日工作程序、幼兒一日生活作息時(shí)間安排）

1113保教計(jì)劃、筆記、觀察記錄檢查

1114教玩具與圖書(shū)管理（教玩具目錄及發(fā)放使用記錄、自制教玩具目錄、幼兒圖書(shū)目錄及發(fā)放記錄、教師參考用書(shū)目錄與使用記錄、音像資料目錄與使用記錄）

1115班級(jí)管理（班會(huì)記錄、交接班記錄、周計(jì)劃）12衛(wèi)生保健工作

1211上級(jí)文件（衛(wèi)生、婦幼保健部門(mén)）

1212專項(xiàng)管理（愛(ài)衛(wèi)小組、健教小組、膳食委員會(huì)名單）1213上級(jí)衛(wèi)生保健部門(mén)工作計(jì)劃（市、區(qū)）{"Error":{"code":"8","Message":"badrequest","LogId":"1997348048"}}告，論文，專著，參加人員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，決算材料等。4、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段：成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料,推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。5、推廣應(yīng)用階段：推廣應(yīng)用方案、總結(jié)等。各單位要從實(shí)際出發(fā)，制定本單位的歸檔范圍。）

1314示范與交流1315研究性活動(dòng)

1316教育活動(dòng)專題計(jì)劃與總結(jié)14家長(zhǎng)工作1411計(jì)劃與總結(jié)

1412家長(zhǎng)開(kāi)放日、匯報(bào)活動(dòng)1413宣教與咨詢

1414家長(zhǎng)座談會(huì)（記錄、提綱）1415家訪記錄1416家長(zhǎng)意見(jiàn)反饋1417家長(zhǎng)學(xué)校15保教成果1511幼兒獲獎(jiǎng)情況（分國(guó)家、省、市、區(qū)入冊(cè)）1512保教人員經(jīng)驗(yàn)論文獲獎(jiǎng)1513保教人員教學(xué)活動(dòng)獲獎(jiǎng)

1514保教人員發(fā)表文章、教參教材教案情況HQ后勤工作11業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

12安全管理（安檢責(zé)任書(shū)、檢查記錄、綜治、消防管理）13服務(wù)家長(zhǎng)（接送幼兒、衣物清洗）

14財(cái)產(chǎn)管理（財(cái)產(chǎn)登記、清點(diǎn)記錄。主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請(qǐng)購(gòu)置、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料）

15財(cái)會(huì)工作（會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)憑證、工資清冊(cè)、獎(jiǎng)金發(fā)放、上級(jí)文件）

16基本建設(shè)（綠化、基本建設(shè)。主要包括基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料）

17愛(ài)衛(wèi)工作（計(jì)劃與總結(jié)、工作記錄、衛(wèi)生知識(shí)測(cè)查）SX聲像資料11照片（文字說(shuō)明的成分和編寫(xiě)要求。文字說(shuō)明的成分包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。a．事由：照片影像所反映事件，事物的情由；b時(shí)間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間；c．地點(diǎn)：被攝物所在的具體地點(diǎn)；d．人物：照片影像上主要人物的姓名、身分；e．背景：對(duì)揭示照片影像主題具有一定作用的背景；f．?dāng)z影者：照片的拍攝單位和拍攝人。文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求：a綜合運(yùn)用六個(gè)要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息；b．文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順。一般不超過(guò)200字；c．用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間.年、月、日用“．”表示。例：1953年3月22日寫(xiě)作1953．3．22。12錄音帶13錄像帶14幻燈片15磁盤(pán)16光盤(pán)17證書(shū)

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