做好企業(yè)外事接待工作

做好企業(yè)外事接待工作

外事接待工作是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過外事接待工作,企業(yè)可以展示實(shí)力,樹立形象,吸引投資,擴(kuò)大合作,推動(dòng)企業(yè)快速發(fā)展。因此,做好外事接待工作已成為企業(yè)管理中一個(gè)重要的組成部分。

堅(jiān)持原則是做好企業(yè)外事接待工作的前提

1.維護(hù)企業(yè)外事接待工作的統(tǒng)一性和有序性。企業(yè)外事接待工作需要在統(tǒng)一、有序的狀態(tài)下運(yùn)行。必須做到政出一門，令行禁止，不允許各行其是，擅自作主。要從國(guó)家利益、企業(yè)利益的高度認(rèn)識(shí)遵守外事接待工作紀(jì)律的重要性，嚴(yán)把紀(jì)律關(guān)。一是嚴(yán)格遵守外事接待紀(jì)律；二是在對(duì)外交往中嚴(yán)守企業(yè)秘密；三是在對(duì)外交往中遇到重大問題要及時(shí)報(bào)告，不能亂許諾，亂表態(tài)；四是按規(guī)定的程序和要求申辦外事接待事項(xiàng)。不該超越的程序不能超越，不該減少的環(huán)節(jié)不允許減少。參與人員在實(shí)踐工作中要遵守有關(guān)保密規(guī)定,正確區(qū)分內(nèi)事活動(dòng)與外事活動(dòng),認(rèn)真做到內(nèi)外有別,盡量減少或杜絕外事接待工作中不符合外事禮儀規(guī)范的做法。對(duì)外事接待的違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象,要堅(jiān)持原則,從嚴(yán)要求,不敷衍,不護(hù)短,及時(shí)、嚴(yán)肅查處,防止再犯。實(shí)踐表明,只有堅(jiān)持原則,加強(qiáng)管理,才能維護(hù)外事接待工作的統(tǒng)一性、有序性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。

2.嚴(yán)格規(guī)程,加強(qiáng)管理,切實(shí)提高外事接待職能部門的管理水平與服務(wù)質(zhì)量。作為企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)外事接待工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，有其特定的程序和規(guī)則。要確保企業(yè)在對(duì)外交往中不喪失機(jī)遇，不貽誤重點(diǎn)，很大程度上取決于各級(jí)外事職能部門的管理水平和服務(wù)水平。首先要制定好具有可行性和可操作性的外事接待規(guī)程。其次，要開展規(guī)程作業(yè)培訓(xùn)，樹立服務(wù)質(zhì)量意識(shí)，把接待規(guī)程真正作為外事接待工作的依據(jù)。外事接待工作人員不僅要具備良好的語言能力、政治素養(yǎng)、組織管理能力，還要具備較強(qiáng)的外事交往能力。企業(yè)應(yīng)配備思想素質(zhì)好，年輕而富有朝氣的同志充實(shí)外事接待崗位，并保持這部分人員的相對(duì)穩(wěn)定。

3.加強(qiáng)制度管理和調(diào)研。完善規(guī)章制度是外事接待工作軟件建設(shè)的一個(gè)核心問題。要努力做到三個(gè)“嚴(yán)格”：一是嚴(yán)格執(zhí)行接待范圍。切實(shí)做到保證重點(diǎn)，對(duì)外接待各負(fù)其責(zé)，相互配合，分別承擔(dān)，共同搞好；二是嚴(yán)格接待程序。做到先請(qǐng)示、批準(zhǔn)后再安排，每次任務(wù)都要按照外事接待工作規(guī)定等制度嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)不屬于接待范圍的客人，及時(shí)向有關(guān)單位做好說明解釋工作，不超范圍接待，從源頭上杜絕非接待范圍的費(fèi)用開支；三是嚴(yán)格接待標(biāo)準(zhǔn)。遵循艱苦奮斗、勤儉節(jié)約的優(yōu)良傳統(tǒng)，按照有利公務(wù)、節(jié)儉實(shí)在、杜絕浪費(fèi)的原則，按不同層次相應(yīng)安排住宿、用餐、用車等標(biāo)準(zhǔn)，做到熱情、大方、細(xì)致、周到，盡量壓縮不必要的禮儀性活動(dòng)，達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)滿意、賓客滿意。狠抓調(diào)研工作，發(fā)揮好企業(yè)外事接待的參謀作用。目前企業(yè)外事接待工作中存在“重接待，輕調(diào)研”的現(xiàn)象,應(yīng)引起高度重視。企業(yè)外事接待職能部門應(yīng)充分利用外事交往渠道,收集對(duì)企業(yè)有用的信息與資料。對(duì)調(diào)研選題要認(rèn)真進(jìn)行篩選和分析,加強(qiáng)其針對(duì)性。通過日常調(diào)研，對(duì)企業(yè)對(duì)外交流等外事工作的方向、策略、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，及時(shí)反饋企業(yè)外事工作的新走向，提出對(duì)企業(yè)決策有益的建議。

靈活性是做好企業(yè)外事接待工作的重要環(huán)節(jié)

外事接待工作是一個(gè)有機(jī)的整體,不僅僅是外事接待部門的事情，更需要企業(yè)有關(guān)部門和單位的大力支持和配合。接待工作要發(fā)揮“整體大于各孤立部分之和”的最大效能，必須克服辦事過程中的拖沓作風(fēng)，理順外事接待和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的縱向與橫向關(guān)系，形成上下一盤棋、協(xié)調(diào)有序的外事管理格局。要樹立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識(shí)，保證高質(zhì)量的完成每一次外事接待任務(wù)。有些外商可能一生只到本企業(yè)造訪一次，如果這一次的接待工作熱情周到，精心細(xì)膩，企業(yè)良好的精神風(fēng)貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務(wù)將會(huì)給客人留下終生的美好印象。

所謂強(qiáng)調(diào)外事接待工作的靈活性，不是說外事接待工作可以隨意，而是指其工作涉及面廣、隨機(jī)性強(qiáng)，不可能按照一個(gè)模式套下來。而應(yīng)根據(jù)環(huán)境、條件的變化以及來賓的需求變化，在原則的范圍內(nèi)對(duì)政策靈活把握。在接待過程中，根據(jù)時(shí)間、空間、形勢(shì)的發(fā)展變化，審時(shí)度勢(shì)，隨機(jī)處理，尋求最佳適度。隨機(jī)制宜是在大的原則和方針下的靈活處理，不是根本改變大的原則和方針。堅(jiān)持隨機(jī)制宜的原則，一定要把一般原則與具體情況結(jié)合起來。在復(fù)雜的外事接待工作中，對(duì)于常規(guī)的接待，可以按照一定的程序化、模式化的方法來運(yùn)作，但是對(duì)許多非常規(guī)性的隨機(jī)事件，很難按照一定的程序、模式去工作，需要外事接待人員具有廣博的知識(shí)、豐富的經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)造性的思維。因此，在具體工作中,既要嚴(yán)格按外事接待工作的規(guī)定和程序辦事，又要從實(shí)際出發(fā),對(duì)外事接待中遇到的特殊情況敢于打破常規(guī)，簡(jiǎn)化程序，提高工作效率。隨機(jī)制宜是在原則許可的范圍內(nèi)，因時(shí)而異、因地而異、因事而異，為來賓提供個(gè)性化的服務(wù)。外事接待工作的隨機(jī)制宜要做好兩個(gè)服務(wù)：一是跟蹤服務(wù)。對(duì)每批(次)外事接待從任務(wù)呈報(bào)、安排入住和用餐、用車、會(huì)場(chǎng)布置、考察點(diǎn)聯(lián)系、參觀游覽、意見收集、返程聯(lián)絡(luò)、費(fèi)用結(jié)算到建立來客檔案等各方面的工作都跟蹤到位；二是個(gè)性服務(wù)。比如在接待外商時(shí)，可建立檔案，了解其基本情況。通過客史檔案和相關(guān)詢問，了解不同來賓不同的習(xí)慣、愛好、口味,以人為本，有針對(duì)性地開展親情化服務(wù)。在考察線路上也要?jiǎng)?chuàng)新，要突出地方特色，讓來賓有所看、有所玩、有所學(xué)、有所思，讓他們牢記山鋁，用感情留住他們，讓來客有賓至如歸的感覺。以人為本決不是看人打卦，而是賓主融洽的一種必需。

外事接待人員要充分利用接待工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)展示企業(yè)的全新風(fēng)采和企業(yè)獨(dú)具魅力的特色文化，用每一次接待機(jī)會(huì)增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和向心力，提升企業(yè)的知名度和影響力。同時(shí)，外事接待人員還要對(duì)接待結(jié)果進(jìn)行科學(xué)的評(píng)估與監(jiān)測(cè)，及時(shí)做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優(yōu)化接待流程，力求外事接待活動(dòng)效益的最大化。

原則性與靈活性的有機(jī)結(jié)合，這是做好企業(yè)外事接待工作的重要保證。從某種意義上說，接待就是一種“度”的平衡術(shù)，是結(jié)合實(shí)際的適度管理。只有正確地認(rèn)識(shí)“度”和把握“度”，才可能提出指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)的正確準(zhǔn)則，防止“過”與“不及”。接待工作唯有做到適度，力爭(zhēng)做到“服務(wù)熱情、接待精細(xì)、開明開放”，達(dá)到最佳效果，才能真正成為一個(gè)企業(yè)的窗口和聯(lián)系各方的紐帶和橋梁，從而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

外事接待工作不僅是一個(gè)企業(yè)的形象展現(xiàn)，而且是一項(xiàng)政治性強(qiáng)的工作。外事接待活動(dòng)的任何一點(diǎn)紕漏和失誤，都有可能造成無法挽回的政治影響和經(jīng)濟(jì)損失。由此可見，外事接待工作是一個(gè)企業(yè)的“第一形象”、“第一窗口”、“第一環(huán)境”。要牢固樹立“外事接待工作也出生產(chǎn)力,出效益”的觀點(diǎn),按照有利公務(wù)、文明節(jié)儉、杜絕浪費(fèi)、標(biāo)準(zhǔn)適當(dāng)、平等對(duì)待、熱情大方的原則，牢牢把握好外事接待工作中的“度”，做好原則性與靈活性的有機(jī)結(jié)合。外事接待工作要與其它管理工作緊密結(jié)合起來，圍繞企業(yè)的中心任務(wù)，充分發(fā)揮橋梁紐帶作用，從而促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。

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淺談如何做好企業(yè)外事工作

近年來，我國(guó)國(guó)際化進(jìn)程不斷加快，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，僅著眼于國(guó)內(nèi)市場(chǎng)已無法滿足企業(yè)發(fā)展需求，立足國(guó)內(nèi)，放眼全球已成為目前企業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)。生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)逐漸走出國(guó)門，對(duì)外交流與合作日益增多，又加之國(guó)際政治經(jīng)濟(jì)形勢(shì)紛繁復(fù)雜，更對(duì)當(dāng)前外事工作提出了新的更高要求，下面我就如何做好企業(yè)外事工作談一談自己的看法。

一、高度重視，圍繞中心開展工作

外事工作無小事，企業(yè)要高度重視外事工作，明確外事工作責(zé)任，加強(qiáng)外事工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步建立健全外事工作管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)管理制度，逐步完善管理機(jī)制，構(gòu)建運(yùn)行有效的外事工作體系。企業(yè)的任何工作都要緊緊圍繞生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)這個(gè)中心來開展，外事工作更要進(jìn)一步融入公司大局，找準(zhǔn)工作著力點(diǎn)，充分結(jié)合本單位實(shí)際，將外事工作與保密、安全等各項(xiàng)工作有機(jī)結(jié)合，使外事工作更好地服務(wù)于企業(yè)的各項(xiàng)對(duì)外生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展。

二、做好服務(wù)，把握外事工作核心

服務(wù)是貫穿外事工作的主線，是外事工作的核心和根本。做好外事服務(wù)工作要有“三心”：首先，外事服務(wù)要用心,要掌握和了解外事工作的相關(guān)政策法規(guī)，熟悉外事工作

流程，及時(shí)掌握外事手續(xù)辦理過程中往訪國(guó)家的外事規(guī)定變化，用心做好服務(wù)工作；其次，外事服務(wù)要貼心，要將不斷提高業(yè)務(wù)水平做為外事工作的落腳點(diǎn)，外事工作人員能夠根據(jù)出行團(tuán)組的實(shí)際情況，為出行團(tuán)組提出經(jīng)濟(jì)合理的出行建議和注意事項(xiàng)，提供貼心服務(wù)；再次，外事服務(wù)要細(xì)心，要將“順利出行、安全出行、文明出行”作為外事工作的著力點(diǎn)，加強(qiáng)與出行團(tuán)組和上級(jí)外事主管部門的溝通與交流，讓執(zhí)行任務(wù)的團(tuán)組按期出行，確保出國(guó)（境）任務(wù)順利完成。

三、精細(xì)管理，提升外事管理水平

“天下大事必做于細(xì)，天下難事必做于易”。要將外事管理做的出色，就要關(guān)注每一個(gè)細(xì)節(jié)，進(jìn)一步深化、細(xì)化外事管理工作。

1.外事工作要強(qiáng)化創(chuàng)新

外事工作要在創(chuàng)新上下功夫，一是要?jiǎng)?chuàng)新工作思路，不斷用新思路統(tǒng)領(lǐng)外事工作，用新舉措推動(dòng)外事工作；二是要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，用科學(xué)的態(tài)度對(duì)待工作，用科學(xué)的方法處理工作，用科學(xué)的制度管理工作，推動(dòng)外事工作專業(yè)化、規(guī)范化進(jìn)程，進(jìn)一步提升綜合管理水平；三是要?jiǎng)?chuàng)新管理機(jī)制，嚴(yán)格工作過程控制，形成有監(jiān)督、有檢查、有考核、有反饋的閉環(huán)管理。

2.外事工作要“因地制宜”

每個(gè)企業(yè)都有其各自的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式和特點(diǎn)，在外事工

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作中遇到的情況也各不相同，這就需要外事管理部門在保持管理方針不變的前提下針對(duì)具體情況制定相應(yīng)的管理措施，尤其是對(duì)于承擔(dān)軍工任務(wù)的企業(yè)，必須按照因公出國(guó)(境)嚴(yán)格審批、因私出國(guó)(境)全面掌控的管理原則加強(qiáng)外事管理工作。針對(duì)因公出國(guó)(境)任務(wù)要嚴(yán)格審查，明確執(zhí)行任務(wù)的必要性，對(duì)出國(guó)執(zhí)行任務(wù)的人數(shù)嚴(yán)格控制，實(shí)行分管領(lǐng)導(dǎo)、保密委主任、總經(jīng)理三層審批的原則；對(duì)因私出國(guó)(境)旅游、探親的，要在臨行前履行登記手續(xù)，確保外事管理部門知悉外出人員去向，并對(duì)出行人員進(jìn)行出行教育，以確保國(guó)家秘密等信息的安全。

3.外事工作要抓住細(xì)節(jié)

細(xì)節(jié)往往是決定外事工作效率的關(guān)鍵，一點(diǎn)疏漏就可能導(dǎo)致團(tuán)組無法按原計(jì)劃出行。在日常外事管理工作中要抓住容易疏忽的工作細(xì)節(jié)和關(guān)鍵點(diǎn)，從工作環(huán)節(jié)銜接、表格填寫規(guī)范、手續(xù)齊全與否、預(yù)定酒店機(jī)票等細(xì)節(jié)入手，精益求精，推動(dòng)外事工作精細(xì)化。

4.外事工作要注重行前教育

一些企業(yè)往往忽視對(duì)出行團(tuán)組進(jìn)行臨行前的教育，臨行前教育對(duì)出行團(tuán)組來說非常重要，這可以讓出行人員了解往訪國(guó)家的政治經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和人文習(xí)俗特點(diǎn)，并對(duì)其進(jìn)行保密和安全教育，使出行風(fēng)險(xiǎn)降到最低，因此將行前教育工作做細(xì)、做實(shí)是提高外事工作水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。

5.外事工作要加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合

外事工作僅靠企業(yè)的外事管理部門是無法做到精益求精的，外事工作往往要涉及到生產(chǎn)、銷售、人事、保密、安全等各個(gè)部門，因此，企業(yè)各部門間加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，注重工作環(huán)節(jié)銜接，避免工作疏漏，才能推動(dòng)外事工作更好地開展。

6.進(jìn)一步加強(qiáng)外事宣傳工作

因工作的特殊性，外事宣傳一直是企業(yè)外事工作的薄弱環(huán)節(jié)。要找準(zhǔn)突破口和宣傳點(diǎn)，利用企業(yè)報(bào)刊、宣傳欄、廣播等媒介，加大外事宣傳工作宣傳力度，進(jìn)一步提高外事工作的影響力，為外事工作開展起到良好的促進(jìn)作用。

四、提升素質(zhì)，加強(qiáng)外事隊(duì)伍建設(shè)

外事工作重要又特殊，必須不斷加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高外事隊(duì)伍整體素質(zhì)。一是充分發(fā)揮老同志的“傳、幫、帶”作用和年輕同志知識(shí)層次新、外語水平好的優(yōu)勢(shì)，互學(xué)互補(bǔ)，鍛煉出一支素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)精通的隊(duì)伍；二是持續(xù)強(qiáng)化外語學(xué)習(xí)，外語是外事工作人員平時(shí)下功夫的重點(diǎn)，外語熟練的優(yōu)勢(shì)不僅體現(xiàn)在外事手續(xù)辦理上，更體現(xiàn)在外來文件翻譯、外事接待、對(duì)外交流等各個(gè)方面；三是多組織參加專業(yè)性、高水平的外事人才培訓(xùn)班，使外事工作人員不斷提升自身素質(zhì)，進(jìn)一步推動(dòng)外事工作的專業(yè)化、規(guī)范化進(jìn)程；四是在外事人才隊(duì)伍穩(wěn)固基礎(chǔ)上，重點(diǎn)培養(yǎng)高級(jí)外事翻譯人才，與企業(yè)國(guó)際貿(mào)易部門配合，著力培養(yǎng)專業(yè)熟練、英語或其他多語

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種精通的高級(jí)翻譯人才，為企業(yè)外事工作上水平、上檔次起到良好的促進(jìn)作用。

外事工作無小事，外事工作靠

淄博火炬能源有限責(zé)任公司徐斐二一二年六月二十五日

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