會(huì)計(jì)檔案整理方法

會(huì)計(jì)檔案整理方法

一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍：

會(huì)計(jì)檔案，是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、日記賬、明細(xì)賬、輔助賬等；

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)文字分析材料等；（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、以及會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

各單位的預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)工作總結(jié)、財(cái)務(wù)工作制度等文件材料不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍，應(yīng)歸入文書檔案整理保管。二、會(huì)計(jì)檔案的整理與管理：（一）具體分工：

1、會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、編目、移交等工作。

2、檔案人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的接收、保管和查閱服務(wù)工作，并負(fù)責(zé)會(huì)同會(huì)計(jì)人員對(duì)到期會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定與銷毀。（二）整理方法和要求：1、會(huì)計(jì)憑證類：

（1）裝訂：使用標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的檔案裝具；每月10日前，完成上月會(huì)計(jì)憑證的整理裝訂任務(wù)；每本憑證裝訂角的厚度一般保持在2厘米左右，最厚不超過2.5厘米；裝訂時(shí)“備考表”一面應(yīng)朝里；

（2）會(huì)計(jì)憑證卷皮填寫規(guī)范：A、封皮的填寫：

①上端“會(huì)計(jì)檔案”前面空白處，填寫單位全稱或通用簡稱；②“立卷部門”項(xiàng):填寫本單位財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)名稱；③“類別”項(xiàng)：應(yīng)填寫“會(huì)計(jì)憑證”；

④“案卷名稱”項(xiàng)：根據(jù)分類在括號(hào)里填寫“收款”、“付款”、“轉(zhuǎn)賬”等字樣；⑤“起止日期”項(xiàng)：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證中第一張記賬憑證的日期和最后一張記賬憑證的日期，年月日均不得省略；

⑥“憑證編號(hào)”項(xiàng)：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證第一張記賬憑證的編號(hào)和最后一張記賬憑證的編號(hào)，如只有一張則只在“至第號(hào)止”處填寫本張編號(hào)；⑦“保管期限”項(xiàng)：填寫“15年”；

⑧“冊(cè)數(shù)”項(xiàng)：填寫本月會(huì)計(jì)憑證的總冊(cè)數(shù)和本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證在本月的排序編號(hào)；⑨“歸檔號(hào)”項(xiàng)：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證在本年度會(huì)計(jì)憑證中的排序編號(hào)；

⑩“全宗號(hào)”項(xiàng)：填寫有關(guān)檔案館給本單位檔案確定的代號(hào)。如未確定，暫不填寫；○11“目錄號(hào)”項(xiàng)：填寫登記本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證的目錄本的編號(hào)；

○12“案卷號(hào)”項(xiàng)：填寫本冊(cè)會(huì)計(jì)憑證在本單位檔案室內(nèi)全部會(huì)計(jì)憑證或某一時(shí)間段內(nèi)所有會(huì)計(jì)憑證中的排序編號(hào)。注意：

保管期限：憑證15年；總賬、明細(xì)賬15年；現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬25年；月度、季度、半年度財(cái)務(wù)報(bào)告5年，年度預(yù)算、決算報(bào)告永久；銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單5年，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久。目錄號(hào)：憑證3、賬簿2、報(bào)表1憑證：31或32、、、、賬簿：211或212、、、、221或222、、、報(bào)表：111或112、、、、121或122、、、、即：種類期限第幾本案卷號(hào)：5個(gè)流水號(hào)

B、備考表的填寫：如無問題，則本欄不填寫。C、包角紙的填寫：與封面相關(guān)內(nèi)容相同。（3）蓋章要求：

A、封皮正面下方3處（私章）B、備考表下方2處（私章）C、包角處騎縫章（私章）（4）填寫憑證盒的技術(shù)要求：

A、“全宗號(hào)”、“目錄號(hào)”、“年月”、“案卷號(hào)”、“歸檔號(hào)”、“保管期限”項(xiàng)等，應(yīng)選購或刻制大小適當(dāng)?shù)臄?shù)字章，統(tǒng)一蓋上去；

B、“永久”和“單位名稱”項(xiàng)，應(yīng)刻制大小適當(dāng)?shù)臈l形章統(tǒng)一蓋上去；C、印泥色彩統(tǒng)一紅色

D、蓋章位置統(tǒng)一居中、年年一致。注意：盒脊與盒面相同。

裝盒要求：憑證：既不能跨年也不能跨月。（5）案卷目錄填寫規(guī)范：

按整理好的會(huì)計(jì)檔案逐冊(cè)逐卷進(jìn)行登記。2、會(huì)計(jì)賬簿類：(參照會(huì)計(jì)憑證相關(guān)規(guī)定)（1）裝訂：

死頁賬，無需拆開，如果已經(jīng)印刷了頁碼則無需編頁碼，但在裝訂時(shí)注意皮子和皮子裝訂（不能用膠水粘）。

活頁賬，要拆開，將正反面都是空白的帳頁抽出，換上標(biāo)準(zhǔn)檔案卷皮重新裝訂，然后統(tǒng)一用鉛筆編寫頁碼。編頁碼時(shí)，注意正反面都要編頁碼，正面有數(shù)據(jù)記載的頁碼編寫在右上角，背面有數(shù)據(jù)記載的頁碼編寫在左上角，無任何數(shù)據(jù)記載的一面不編頁碼（每本賬簿都從”1”開始,一本一個(gè)順序號(hào)）。

（2）會(huì)計(jì)賬簿卷皮、備考表填寫規(guī)范（3）蓋章要求

備考表下方2枚（私章）（4）填寫賬簿盒的技術(shù)要求

注意：裝盒時(shí)，既不能跨年也不能跨期限（5）會(huì)計(jì)賬簿類案卷目錄填寫規(guī)范

3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：（參照會(huì)計(jì)帳簿相關(guān)規(guī)定）（1）裝訂：每年的財(cái)務(wù)報(bào)告按期限分別進(jìn)行整理，裝訂，每卷厚度一般不超過2厘米，然后用鉛筆統(tǒng)一編頁碼（方法同活頁賬）。

注意:日?qǐng)?bào)、旬報(bào)，半月報(bào)可不立卷歸檔，由財(cái)務(wù)部門視具體情況保存使用并進(jìn)行處理。（2）財(cái)務(wù)報(bào)告卷皮、備考表填寫規(guī)范（3）蓋章要求

（4）填寫財(cái)務(wù)報(bào)告盒的技術(shù)要求（5）案卷目錄填寫規(guī)范三、會(huì)計(jì)檔案銷毀程序：

（一）本單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)派員共同組成鑒定小組；對(duì)已滿或超過保管期限且打算銷毀的會(huì)計(jì)檔案逐卷進(jìn)行鑒定，抽出正在項(xiàng)目建設(shè)期間的基建項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案和未結(jié)清債權(quán)債務(wù)有關(guān)的原始憑證及會(huì)計(jì)賬簿繼續(xù)保管；

（二）編制銷毀清冊(cè)、提出銷毀意見；（三）單位負(fù)責(zé)人簽署意見；

（四）由本單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷，同時(shí)要有同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門同時(shí)要有同級(jí)統(tǒng)計(jì)部門派員參加監(jiān)銷；

（五）銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章，并加蓋單位公章，將銷毀情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

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會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔方法

一、會(huì)計(jì)檔案含義料歸檔范圍

會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算一系列活動(dòng)中產(chǎn)生、經(jīng)過整理歸檔保存起來的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資表和綜合管理等材料。

二、會(huì)計(jì)檔案材料歸檔范圍

根據(jù)財(cái)政部、國家檔案局制發(fā)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的有關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍包括預(yù)算會(huì)計(jì)、建設(shè)銀行會(huì)計(jì)、企業(yè)會(huì)計(jì)和建設(shè)單位會(huì)計(jì)所形成的會(huì)計(jì)憑證、帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資表和綜合管理等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。而對(duì)于上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)的普發(fā)性（非指本單位）不辦的文件；未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)；未定稿和重份文件；無查考利用價(jià)值的一般性、臨時(shí)性文件都不應(yīng)歸檔。（一）會(huì)計(jì)憑證：

會(huì)計(jì)憑證分原始憑證和記帳憑證兩種：（企業(yè)會(huì)計(jì)中還有匯總憑證）１、原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，所填寫的書面證明，是會(huì)計(jì)核算的原始依據(jù)；原始憑證分自制和外來憑證兩種。

自制憑證是由本單位填寫的（如驗(yàn)收單、領(lǐng)料單、借款單），外來憑證是在外單位、部門和個(gè)人取回來的。如由供貨單位開給的發(fā)票和結(jié)算憑證，由收款單位開給的現(xiàn)金收據(jù)等。

２、記帳憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證加以歸類整理編制的，分為收款憑證，付款憑證、轉(zhuǎn)帳憑證三種。企業(yè)還有匯總憑證。

綜上所述：會(huì)計(jì)憑證歸檔范圍包括：原始憑證和記帳憑證、匯總憑證以及其他的會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)帳簿：

會(huì)計(jì)帳簿是全面地、連續(xù)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。會(huì)計(jì)憑證只能反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，而帳簿能全面、系統(tǒng)地反映經(jīng)濟(jì)狀況、形成一種經(jīng)濟(jì)信息體系。帳簿主要有下面幾種：

１、序時(shí)帳簿（又稱日記帳）、出納帳、銀行帳；２、分類帳簿：

分類帳簿分總帳和明細(xì)帳兩種

（１）總帳（總分類帳），即按總分類帳戶分類登記的帳簿；（２）明細(xì)帳（明細(xì)分類帳），即按明細(xì)帳戶分類登記的帳簿；３、輔助帳（備查帳簿），還有固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片）各種登記簿等都要?dú)w檔，即在明細(xì)帳里不能記載的事項(xiàng)而進(jìn)行補(bǔ)充登記的帳簿。（三）會(huì)計(jì)報(bào)表：

會(huì)計(jì)報(bào)表是用統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位，綜合地反映機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位在一定時(shí)期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，財(cái)務(wù)收支計(jì)劃情況的報(bào)告文件。是根據(jù)帳簿的記載，加以歸納、整理和匯總編制出來的。會(huì)計(jì)報(bào)表種類，主要有：１、從內(nèi)容分：資金平衡表、產(chǎn)品成本計(jì)算表、年終獎(jiǎng)金結(jié)算表等；２、從時(shí)間分：旬報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等；

３、從單位分：基層報(bào)表、匯總表等。（按各機(jī)關(guān)在編制會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)，所作的文字說明和分析材料是報(bào)表的重要組成部分要與報(bào)表一起歸檔。）（四）工資表：

工資表是按照“各盡所能，按勞分配”原則分配給勞動(dòng)者供個(gè)人消費(fèi)的部分國民收入。種類主要有：工資發(fā)放名冊(cè)、卡片、工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根和各種獎(jiǎng)金等。（五）綜合管理：

綜合管理是會(huì)計(jì)部門在工作過程中制定的有關(guān)規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)和需要說明、分析的文字材料及清冊(cè)。這部分材料應(yīng)單獨(dú)立卷，但編案卷號(hào)時(shí)，可與報(bào)表一起編號(hào)，屬永久卷排在決算報(bào)表的后面，屬短期卷的排在月報(bào)表的前面。

三、會(huì)計(jì)檔案立卷整理

（一）會(huì)計(jì)檔案材料保管期限鑒定：

會(huì)計(jì)檔案分兩個(gè)保管期限：即永久、短期。永久保管的檔案，沒有時(shí)間終止，永遠(yuǎn)保存。短期保管的檔案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。

１、憑證保管期限：

（１）涉及外事，對(duì)私資改造材料永久

（２）關(guān)于地產(chǎn)權(quán)、房產(chǎn)權(quán)、林產(chǎn)的契約、證券圖紙等有關(guān)貨幣收支憑證應(yīng)需要單獨(dú)立卷保管永久（３）建設(shè)銀行憑證及附件25年

（４）一般憑證作短期15年其整理模式如下（以下屬類同樣）Ｄ─Ｏ│││

││└───案卷號(hào)

│└─────財(cái)務(wù)檔案二級(jí)類目（屬類）代號(hào)└──────財(cái)會(huì)檔案一級(jí)類目代號(hào)２、帳簿保管期限：

（１）預(yù)算會(huì)計(jì)的現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳25年（２）總帳15年（３）明細(xì)帳15年（４）輔助帳10年３、會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限：（１）年終報(bào)表，各單位年度預(yù)決算報(bào)表永久（２）匯總報(bào)表及需要說明、分析的文字材料永久（３）旬報(bào)、月報(bào)、季報(bào)15年（４）基層報(bào)表3--5年

我區(qū)會(huì)計(jì)報(bào)表主要有下面幾種：（１）向區(qū)財(cái)局報(bào)的各類報(bào)表；（２）向區(qū)統(tǒng)計(jì)局報(bào)的各類報(bào)表；

（３）向上級(jí)有關(guān)主管部門報(bào)的各類報(bào)表。４、工資表保管期限：

（１）工資發(fā)放名冊(cè)、卡片25年（２）工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根25年（３）各種獎(jiǎng)金發(fā)放名冊(cè)、卡片25年５、綜合管理材料保管期限：

（１）上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件永久

（２）本單位財(cái)務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)永久（３）會(huì)計(jì)檔案移交保管、銷毀清冊(cè)永久

（４）本單位基金、管理工作文件和有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其他文件材料短期

以上憑證、帳簿、報(bào)表、工資表和綜合性文字材料中屬永久和短期保管的必須分開立卷，同屬類又同保管期限的案卷，可同盒存放。（二）會(huì)計(jì)檔案整理：１、會(huì)計(jì)憑證整理

每月入帳之后按記帳編號(hào)順序訂成冊(cè)，裝訂要整齊結(jié)實(shí)、美觀。用字粒按項(xiàng)目逐一填蓋憑證封面和案卷目錄，分別裝成兩本檔案目錄，填蓋要清楚，端正。案卷目錄一式二份，一本交檔案室，一本財(cái)務(wù)人員自存。案卷編號(hào)按歷年編一個(gè)流水號(hào)，編至檔案目錄裝滿后方能斷號(hào)，啟用第二本檔案目錄時(shí)再從１號(hào)開始編案卷號(hào)。案卷套盒存放后，要填蓋好案卷盒封面，案卷排列從左至右，從上至下裝箱。２、帳簿整理立卷

每年結(jié)束使用之后，按帳簿名稱分類，一種帳簿立一卷，在帳簿右上角貼上帳簿標(biāo)簽卡。第個(gè)案卷內(nèi)的紙張要用號(hào)碼機(jī)編蓋頁號(hào)（空白頁不能編號(hào)），填蓋案卷目錄一式二份。如果帳簿是活頁的，應(yīng)將原封面去掉，再以三孔裝訂，然后用白紙（或牛皮紙）作封面。帳簿案卷編號(hào)，應(yīng)按出納帳、總帳、明細(xì)帳、輔助帳各編流水號(hào)。當(dāng)年號(hào)要接上上年流水號(hào)，然后填蓋卷盒和帳簿卡，裝箱時(shí)按從左至右順序排列。３、會(huì)計(jì)報(bào)表整理

按報(bào)表名稱：年報(bào)、季報(bào)（含月報(bào)、旬報(bào)）、基層報(bào)表分別整理立.4.卷，然后按保管期限各編案卷流水號(hào)。

每一案卷３０至６０頁，按時(shí)間先后順序排列，用號(hào)碼機(jī)編頁碼，填蓋卷內(nèi)目錄和案卷目錄，卷內(nèi)目錄一式三份，一份裝案卷首頁，另兩份同案卷目錄裝訂成兩本檔案目錄冊(cè)，作查找索引。案卷以三孔裝訂，裝訂整齊、結(jié)實(shí)、美觀。裝訂后填蓋案卷封面，編蓋案卷流水號(hào)（即當(dāng)年的案卷號(hào)和上一年案卷號(hào)銜接上，一直編至檔案目錄冊(cè)滿后方斷號(hào)。然后按永久、短期兩種不同案卷，分別套裝入盒，（每盒裝三卷左右），裝檔案硬盒與裝箱排列方法同前。４、工資表立卷

工資表的立卷方法和編號(hào)、裝盒、排列與報(bào)表的方法一樣。５、綜合管理材料整理

各種文字材料應(yīng)按保管期限分開立卷，但裝盒時(shí)可與報(bào)表的相應(yīng)保管期限的案卷同盒裝放。裝訂方法與報(bào)表一樣。（三）會(huì)計(jì)檔案編目

會(huì)計(jì)檔案整理、立卷后，按報(bào)表、帳簿、憑證、工資表和綜合管理材料五個(gè)屬類將編蓋好的案卷目錄和卷內(nèi)目錄，分別各匯編二本檔案目錄冊(cè)（報(bào)表和綜合管理可組合一本目錄。）一本交綜合檔案室，一本自留。這本目錄，既是會(huì)計(jì)檔案的保管冊(cè)，又是查找利用檔案的檢索工具。

四、會(huì)計(jì)檔案移交保管利用

（一）檔案移交

每個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門保管三年，期滿后連同一套檔案目錄一起移交給本單位綜合檔案室保管。（二）檔案保管會(huì)計(jì)檔案整理、歸檔后，原則上保持原卷的封裝，不要隨便打亂，不能拆卷，如特殊情況，必須會(huì)同原會(huì)計(jì)人員和經(jīng)辦人員共同研究決定完成。任何人不準(zhǔn)亂拆、亂訂，但原封面不符合要求的，必須按規(guī)范要求重新加上封面，并填蓋好有關(guān)項(xiàng)目。會(huì)計(jì)檔案要有專箱存放、保管，方便查找。財(cái)務(wù)部門移交檔案時(shí)，交接雙方必須當(dāng)面驗(yàn)收歸檔材料是否完整、.5.系統(tǒng)、準(zhǔn)確，卷內(nèi)材料排列、編號(hào)是否符合要求，凡不符合要求的案卷，檔案室有權(quán)拒絕接收，并限期改正后才辦理交接手續(xù)。檔案室對(duì)違反財(cái)會(huì)管理制度的有權(quán)進(jìn)行檢查糾正。（三）利用

會(huì)計(jì)檔案利用，主要有三方面：（１）會(huì)計(jì)分析利用檔案；（２）會(huì)計(jì)檢查使用檔案；（３）日常查考利用檔案。

利用、借閱會(huì)計(jì)檔案，必須登記，閱后及時(shí)歸還，利用者對(duì)檔案不得污損、毀壞，違者要追究責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的要依法追究法律責(zé)任，嚴(yán)肅處理。五、鑒定、銷毀（一）鑒定

會(huì)計(jì)檔案鑒定分三步：

１、初步鑒定。由檔案部門對(duì)到期檔案按會(huì)計(jì)檔案保管期限表作初步審查，提出銷毀意見；

２、復(fù)查鑒定。在初步鑒定基礎(chǔ)上，由檔案部門和會(huì)計(jì)部門進(jìn)行第二次鑒定。對(duì)初鑒定不恰當(dāng)?shù)慕o予糾正；

３、銷毀鑒定。這是最后一次鑒定。這次由檔案、財(cái)政、審計(jì)主管部門、對(duì)銷毀檔案嚴(yán)格審核，確定無保存價(jià)值的檔案作出銷毀結(jié)論。（二）銷毀

銷毀檔案，要列銷毀清冊(cè)，并寫書面報(bào)告報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。銷毀檔案清冊(cè)要有檔案、財(cái)政、審計(jì)主管部門有關(guān)人員簽名。企業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案銷毀，要由本單位領(lǐng)導(dǎo)審核后，再報(bào)上一級(jí)主管部門批準(zhǔn)。

對(duì)未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，要單獨(dú)抽出，另行整理立卷、編目，由本單位的檔案室保存到債務(wù)結(jié)清為止。附：《會(huì)計(jì)檔案名詞說明》

全宗號(hào)──是本單位的代號(hào)。這個(gè)代號(hào)是由區(qū)檔案局確定給各單位永久性使用的代碼。.6.目錄號(hào)──是一種門類檔案的檔案目錄冊(cè)的流水號(hào)。如一單位的某種檔案，共形成三本檔案目錄冊(cè)，第一本目錄冊(cè)為第１號(hào)，第二本目錄為第２號(hào)，第三本目錄為第３號(hào)。如此類推。

案卷號(hào)──是檔案的總流水號(hào)。如：１９８９年有案卷５１卷，案卷號(hào)就從１逐編到５１號(hào)；１９９０年又立有２０個(gè)案卷，案卷號(hào)從５２開始，排到７１號(hào)，以后每年案卷如此類推。

案卷目錄──是登記案卷的目錄。是以每一案卷為單位，將每卷標(biāo)題和封面內(nèi)容打印在案卷目錄表格里。

卷內(nèi)目錄──是登記卷內(nèi)每份文件標(biāo)題（內(nèi)容）的目錄。以一份文件為單位填蓋在相應(yīng)的卷內(nèi)目錄表格里。

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