關于加強部門基礎工作的思考

基礎工作是指在部門工作中提供資料依據(jù)，掌握共同準則的管理工作。歸納到設計部的工作主要有圖紙資料整理、存檔、收發(fā)；設計變更的整理，存檔、收發(fā)；設計變更申請單的整理審批；設計變更的原因分析及歸納；設計付款的合同管理及臺賬管理；計劃工作內容的落實、反饋及考核；以崗位責任制為中心的責任制考核和以培訓為重點的基礎學習工作。

一、部門管理基礎工作的重要作用

首先，基礎工作是對部門工作進行計劃、組織和控制的依據(jù)。

其次，基礎工作是建立正常的工作秩序，提高工作效率和產(chǎn)品質量的重要手段。

再次，基礎工作是推行責任制，貫徹按業(yè)績分配原則的依據(jù)。

最后，基礎工作是實施信息化的前提條件，是提高人員素質的重要保證。

二、設計部基礎工作的開展

1、建立了部門圖紙文件及設計變更文件的存檔資料庫及存檔目錄；

2、建立了部門圖紙文件及設計變更文件的收發(fā)文記錄；

3、建立了部門間工作聯(lián)系單的收發(fā)存檔及回復制度；

4、建立了設計文件及變更的原因分析及缺陷匯總記錄；

5、建立了設計合同管理及付款臺賬；

6、建立了部門計劃分解及考核制度；

三、目前部門基礎工作管理中存在的問題及解決措施

1、基礎資料多、亂、雜，重復、交叉反復情況多，還沒有做到根據(jù)實際情況及時修改完善�，F(xiàn)階段經(jīng)常做的是一個月一整理，一個月一結算，避免延遲混亂；

強化管理，增強工作的條理性及有序性，做好一事一結，一日一結。

2、未設置專門資料管理人員，現(xiàn)有人員未經(jīng)過專業(yè)檔案管理培訓，一直在邊工作邊學習，逐步改進；

由部門長輔助各專業(yè)工程師熟悉文件管理，每人對自己專業(yè)文件管理熟悉并負責。

3、各專業(yè)人員對發(fā)文流程不熟悉，對資料整理意識欠缺，經(jīng)常出現(xiàn)已發(fā)生文件格式不正確，歸檔不及時甚至疏漏；

強化流程及制度的學習，各專業(yè)工程師切實熟悉流程制度及文件資料，增強工作的條理性及有序性。

4、對文件的流轉未實行及時有效地監(jiān)督，致使發(fā)文滯留時間較長或者未及時執(zhí)行，延誤工作；

做好文件的追蹤落實工作，變發(fā)起人為穿線人，跟蹤指導每項工作的進行，將工作落實到結果，讓紙上文字落地生根。

5、部分內部規(guī)程、制度管理責任界限不清，可操作性差；

內部組織討論會，每人根據(jù)實際工作情況獻計獻策，將制度流程完善，轉化為我們日常工作的準則及工具。

6、各項規(guī)章制度落實執(zhí)行不力，未及時監(jiān)督及反饋，制度流于形式；

建立有效地監(jiān)督機制，責任落實到人，時間落實到點，專人監(jiān)督執(zhí)行。

7、內部培訓及學習制度未建立，崗位技能培訓缺失，內部交流學習欠缺；

每周定時安排培訓交流時間，內部輪流講課，同時每周在工作中總結出一個技術課題集中交流溝通，集思廣益，并記錄形成學習文件，提高技術水平。

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