我們的人生說長不長,說短也不短,不要把時間浪費在沒必要的事情上,應(yīng)該將自己的時間好好的利用起來,做些有意義的事情,接下來就請大家隨小編一起來看這篇文章吧。
一天快結(jié)束了,你是否覺得自己完成了最緊急的事情,但卻沒有做最重要的事?
你不是一個人。
《消費者研究雜志》(Journal of Consumer Research)最近發(fā)表的一系列研究表明,我們一般會優(yōu)先選擇完成期限短的任務(wù),即使還需要完成期限較長、難度一樣、獎勵較大的任務(wù)時,也會做出同樣的選擇。
你會自然而然地想要完成期限緊迫的任務(wù),把它從腦中的待辦事項清單上劃掉。但是,許多人面臨著這樣的矛盾:最有價值的任務(wù)通常都不緊迫,相較不重要的任務(wù)來說。你的重要優(yōu)先事項可能與這些相關(guān):
踐行價值觀(比如:做義務(wù)工、花更多時間陪陪孩子)
獲得公眾認(rèn)可(受邀參與行業(yè)小組、寫書)
提升重要技能(提升統(tǒng)計知識、學(xué)習(xí)新語言)
預(yù)防災(zāi)難(安排看醫(yī)生做年度檢查、為企業(yè)制定危機(jī)管理協(xié)議)
如果你和大多數(shù)人一樣的話,在完成一些不重要但有時間限制的任務(wù)(比如:為參加會議預(yù)訂房間、清理電子郵箱、寫月度通訊)的過程中,將這些重要事項拋諸腦后。
面對這種局面,你該怎么辦?我整理出了一系列實用的策略和技巧,但是你需要知道,這些建議都不會幫助你做出完美的選擇。畢竟,導(dǎo)致人們停滯不前的,正是對于完美的追求。相反,你要實施一些策略,讓自己無需太多努力,也能逐步向正確的方向前進(jìn)。
為重要任務(wù)制定日程,留足時間
研究表明,制定執(zhí)行任務(wù)的時間和地點,會讓大大增加完成任務(wù)的可能性。
對于非常重要卻回避已久的任務(wù),我喜歡使用一個策略——“清理甲板”:給某項任務(wù)分配一整天的時間,并在這段時間里只執(zhí)行這項任務(wù)。我最近使用了這個策咯,督促自己安裝一套密碼管理器——這是我拖延了幾年的一個項目。
很多時候,不熟悉的重要任務(wù)是有學(xué)習(xí)曲線的,因此你無法預(yù)測它們的完成時間。這類任務(wù)執(zhí)行起來會覺得很笨拙,沒有效率。這剛好是你將其擱置一旁的另一個原因。對于這類任務(wù),你可以采用“清理甲板”策略——給自己分配一整天的時間。就算是在看起來有些過度的時候,這個做法也可以很有效。
另外,別忘了照顧好自己,這點非常重要:你要嘗試在每周的某一天安排固定時間,有需要的話,可以在這個時間段安排預(yù)約個人護(hù)理。這樣,你就能夠盡早對健康問題進(jìn)行檢驗。大多時候,這個時間段不會被使用,但還是要把它留著,以防有需要的時候用。
確認(rèn)重要任務(wù)中最具影響力的元素
通常情況下,完成大型任務(wù)的過程是漸進(jìn)式的;氐缴厦婷艽a管理器的例子:我原來的目標(biāo)是為我的所有在線賬戶設(shè)定新的、獨特的強(qiáng)密碼,但這不是絕對必要的。最合理的做法,就是從10到20個最有價值的賬戶做起。
如果你習(xí)慣上設(shè)定過高的目標(biāo),以至于最后一直拖延,那么可以試試這個做法:當(dāng)你設(shè)定某個目標(biāo)時,同時考慮將目標(biāo)縮小到1/2。你要在原來的目標(biāo)和一半大小的目標(biāo)之間進(jìn)行對比,問問自己哪一個目標(biāo)更好(更實際)。
如果你的任務(wù)還是令你望而生畏的話,那就再進(jìn)一步把它縮小,直到覺得可以做到為止。你的目標(biāo)可能會變成原來目標(biāo)的1/4或1/10,但是這個新目標(biāo)將會比較容易實現(xiàn)——而且一旦開始執(zhí)行任務(wù),你即使只達(dá)到了小目標(biāo),也隨時都可以繼續(xù)做下去。
預(yù)見和管理焦慮
很多時候,執(zhí)行重要任務(wù)不僅需要思考可能會出現(xiàn)的差錯,還得容忍這些潛在問題所引發(fā)的焦慮情緒。比如:寫遺囑、檢查腫瘤、為你的事業(yè)制定繼任計劃、真正去閱讀保險單、制定危機(jī)管理計劃。
即使這些任務(wù)不會引發(fā)災(zāi)難性后果,并且很多有可能在未來帶來巨大回報,但都需要人們承受焦慮。重要但可能引起焦慮情緒的任務(wù)一般包括:交新朋友、第一次做某件具挑戰(zhàn)性的事情、提出要求、進(jìn)行尷尬對話、面對并改正錯誤、為時幾個月的大型任務(wù)——這類任務(wù)必須一小塊一小塊地完成,而且你還要在項目的整個執(zhí)行過程中容忍自信和自我懷疑的上下波動。
一般而言,如果要處理重要事項,你就得有良好的容忍負(fù)面情緒的能力。以我自己為例:如果要提升寫作技能,我就要找一些比我更厲害的作家,閱讀他們的作品,但這樣做會引發(fā)嫉妒心和“人比人氣死人”的思維。當(dāng)某件事引發(fā)負(fù)面情緒時,你要承認(rèn)這些情緒,為這些情緒貼上標(biāo)簽;這是一個基本步驟,它能夠有效地減輕這類情緒。
只要培養(yǎng)起良好的思維和情緒管理能力,你就能夠走出心理舒適區(qū),更容易實現(xiàn)目標(biāo)。
少花時間執(zhí)行不重要的任務(wù)
不重要的任務(wù)有一個弊端,就是它們往往會占用太多時間。比如:你坐了下來對員工的報告進(jìn)行校對,結(jié)果在不知不覺中花了一個小時把整篇報告重寫了一遍。為了避免這類情況,你以后可以選擇這樣做:如果報告基本上可以接受,就限制自己只寫下三條最重要的評語,要不然,就給自己設(shè)定寫評語的時限。
另一個有幫助的做法,就是制定一些更快做出決策的策略。當(dāng)你必須做出迫切的決定時,迅速地做決定,比起花更長時間做出完美的決定來得更好。
減少緊急但不重要的任務(wù)數(shù)量
現(xiàn)代人很容易陷入“忙著追牛、無暇建圍欄”的陷阱。你最應(yīng)該避免的情況,就是反反復(fù)復(fù)地解決同樣的問題、給出同樣的指示。為了化解花一整天“追牛”的局面,你可以使用這些方法:外包、自動化、批量處理小任務(wù)、消除任務(wù)、簡化工作流程、為重復(fù)性任務(wù)創(chuàng)建模板。你在某些情況下可以花些時間,一次性地設(shè)定個系統(tǒng),它能幫助你在未來節(jié)省時間,比如:設(shè)置定期訂單,定時購買辦公用品,而不是等到用完的時候才一個個地下單。
我在《The Healthy Mind Toolkit》中提到的一個具體策略,就是重新訓(xùn)練你生命中的“決策水蛭”(decision leeches)。所謂“決策水蛭”,就是把決策權(quán)推回去的人。比如,你可能會要求另一個人做個決定,但是對方非但不做決定,反而給你發(fā)電子郵件,列出一些選項給你過目,把決定權(quán)推給你。應(yīng)對方法是:不要自動回復(fù)對方,而是要求對方給出明確建議。
留心什么方法能幫助你關(guān)注大局
當(dāng)埋頭工作時,我們很難有足夠的腦力來關(guān)注大局。你要注意什么樣的做法能自然地幫助你關(guān)注大局。對我來說,出差(尤其是獨自乘搭飛機(jī))能夠幫助我。從1萬英尺的高空鳥瞰天下,真的能幫助我看清自己的道路。電子表格也能幫助我關(guān)注大局。雖然我很討厭記賬和報稅,但是做這些事能幫助我關(guān)注和優(yōu)化整體情況。多休息,這能讓你避免陷入花很多時間執(zhí)行不重要的工作而渾然不覺的局面。
另一個能讓我持續(xù)關(guān)注最重要目標(biāo)的做法,就是大概每6個月一次與同事聚會。每逢聚會的時候,我們都會向彼此匯報目前的工作和目標(biāo)。同樣,在金錢問題上,我時不時會去閱讀某些個人理財博客的文章,這樣能幫助我繼續(xù)向理財目標(biāo)邁進(jìn)。
追蹤時間軌跡也很有用,但缺點是:進(jìn)行追蹤,本身也是需要時間和意志力的。我會使用RescueTime應(yīng)用程序,輕松地追蹤我在不同網(wǎng)站(包括Gmail)上所花費的時間,然后每周過目一次追蹤報告。
千萬不要忽略那些可以幫助你關(guān)注大局的事。此外,在做完這些活動之后,你也要給自己一些時間,思考如何將洞察轉(zhuǎn)化為具體的計劃和行動。
假如你無法把緊急事項擱置一旁,優(yōu)先處理重要事項,也無需太過苛求自己。幾乎每個人都會遇到這一困難,因為現(xiàn)代人面臨太多的截止日期和決策,并且許多重要任務(wù)本來就會破壞情緒、耗費腦力。對于關(guān)注大局、停止自我陷害的主題,我已經(jīng)寫了好幾本書,但是對我來說,這件事做起來也還是很難的。所以,只要能夠有50%的時間按照自己的建議行動,我就會覺得自己成功了。你也可以考慮采取這個合理的經(jīng)驗法則。
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