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關(guān)于檔案管理工作的思考

為進(jìn)一步提高全市國(guó)土資源系統(tǒng)檔案管理工作水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、數(shù)字化、規(guī)范化，合理開(kāi)發(fā)利用檔案資源，更好服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，市局信息檔案中心組成調(diào)研組，對(duì)市局系統(tǒng)和各縣市區(qū)局的檔案進(jìn)行了調(diào)查研究，分析了問(wèn)題，提出了建議對(duì)策，明確了今后檔案工作的思路和措施。

一、檔案管理工作基本情況

一是完善組織機(jī)構(gòu)，充實(shí)干部隊(duì)伍。今年年初，為加強(qiáng)檔案管理工作力量，市局整合系統(tǒng)編制，將原信息中心改名為信息檔案中心，增加5名編制，將局辦公室負(fù)責(zé)的檔案管理工作職能劃轉(zhuǎn)到信息檔案中心，改變了以往檔案工作由局辦公室1名人員兼職管理檔案的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)了專門(mén)機(jī)構(gòu)專業(yè)人員管理檔案。8月份，又從**大學(xué)招收了1名檔案專業(yè)的大學(xué)生，充實(shí)檔案管理干部隊(duì)伍。同時(shí)，注重檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不僅按照省廳要求組織檔案人員參加全省國(guó)土資源系統(tǒng)機(jī)要保密暨檔案管理培訓(xùn)，還邀請(qǐng)市檔案局的專家對(duì)全市系統(tǒng)的檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)授課，現(xiàn)場(chǎng)講解《檔案法》、《**省檔案管理?xiàng)l例》和中央、省、市三級(jí)檔案管理工作的有關(guān)要求，傳授檔案管理經(jīng)驗(yàn)，解答檔案日常工作中的具體問(wèn)題，切實(shí)提高檔案工作人員的理論水平、實(shí)際操作技能和專業(yè)素質(zhì)。

二是建立健全檔案管理制度，形成長(zhǎng)效管理機(jī)制。上半年，報(bào)經(jīng)局長(zhǎng)辦公會(huì)同意，信息檔案中心起草印發(fā)了《**市國(guó)土資源局檔案管理暫行辦法》，明確了檔案工作的組織管理和檔案的歸檔分類、整理接收、開(kāi)發(fā)利用、銷(xiāo)毀移交、借閱等各個(gè)方面的具體要求，建立健全了檔案管理工作的長(zhǎng)效機(jī)制，使全系統(tǒng)的檔案管理工作有章可循。

三是積極推進(jìn)檔案資料數(shù)字化，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。2015年，市局列支了20多萬(wàn)元專項(xiàng)資金，聘請(qǐng)業(yè)務(wù)檔案公司對(duì)歷年的文書(shū)檔案和業(yè)務(wù)檔案等進(jìn)行了整理，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行了掃描和數(shù)字化，建立了檔案管理系統(tǒng)。今年，擬繼續(xù)投入20萬(wàn)元專項(xiàng)資金，對(duì)市局機(jī)關(guān)和部分直屬單位未數(shù)字化的業(yè)務(wù)檔案繼續(xù)進(jìn)行整理、掃描和數(shù)字化處理，為檔案資料信息化管理奠定基礎(chǔ)。

四是以上率下，努力提高全市系統(tǒng)檔案工作的整理水平。在努力做好市局機(jī)關(guān)檔案管理工作的同時(shí)，積極加強(qiáng)對(duì)各直屬單位和各縣市區(qū)局的指導(dǎo)和督查，以上率下，以機(jī)關(guān)帶系統(tǒng)，不斷提高全市系統(tǒng)檔案工作的整體水平。二季度，信息檔案中心對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的檔案工作情況進(jìn)行了摸底清查，對(duì)少數(shù)單位存在的歸檔規(guī)范問(wèn)題進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，力爭(zhēng)提高整個(gè)系統(tǒng)的檔案管理水平。目前，全市縣市區(qū)局和直屬單位檔案工作全部達(dá)標(biāo)，7個(gè)縣市區(qū)局中除漢川市和應(yīng)城市2個(gè)是省一級(jí)外，其他5個(gè)縣市區(qū)局全部是省特級(jí)；9個(gè)直屬單位和城區(qū)4個(gè)所全部是省一級(jí)。

二、存在的問(wèn)題

一是現(xiàn)有的檔案庫(kù)房不能滿足整個(gè)局系統(tǒng)檔案的存放需求。目前市局系統(tǒng)共有檔案資料23萬(wàn)多卷，其中，市局機(jī)關(guān)11萬(wàn)多卷，各直屬單位12萬(wàn)多卷。而且，不動(dòng)產(chǎn)中心在成立之前，房產(chǎn)局原有的需移交的業(yè)務(wù)檔案有24萬(wàn)多卷，目前存放在市房管局400平方米左右的檔案庫(kù)房中，今后將移交至我局檔案庫(kù)房統(tǒng)一管理。同時(shí)，每年局機(jī)關(guān)系統(tǒng)約新產(chǎn)生檔案1萬(wàn)卷左右，不動(dòng)產(chǎn)中心產(chǎn)生3-4萬(wàn)卷。我們新辦公樓現(xiàn)有的檔案庫(kù)房只有300多平方米，并配備有22個(gè)活動(dòng)密集架及相應(yīng)的恒溫空調(diào)、除濕機(jī)、氣體滅火器等設(shè)施。但這所能存放的檔案數(shù)量有限，并不足以支持今后10-20年的檔案工作發(fā)展，未來(lái)收集的檔案及新產(chǎn)生的檔案將面臨無(wú)處可放的困境。

二是檔案管理工作力度不夠。主要表現(xiàn)在檔案的收集整理工作不夠到位，目前只收集了局機(jī)關(guān)的檔案，還未接收二級(jí)單位的檔案；檔案整理工作剛剛起步，需要不斷跟進(jìn)以及完善。

三是檔案信息化管理水平有待提高。局辦公室雖然在2015年已經(jīng)對(duì)2014年及以前的市局機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，形成了電子目錄，其中文書(shū)檔案進(jìn)行了原件掃描，但還有大量的期限30年及永久保存的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有進(jìn)行掃描和數(shù)字化處理，需要逐年進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)室藏檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。

三、下步打算和建議

一是編制檔案管理工作五年發(fā)展規(guī)劃。對(duì)全市國(guó)土資源系統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行通盤(pán)考慮，統(tǒng)一規(guī)劃，明確今后五年的指導(dǎo)思想、工作目標(biāo)和落實(shí)措施。著力加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)、檔案法制建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，拓展檔案工作新領(lǐng)域，使檔案管理工作更好地為新常態(tài)下的國(guó)土資源管理服務(wù)，努力開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面。

二是加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作。加大對(duì)局機(jī)關(guān)及二級(jí)單位檔案的收集力度，并對(duì)收集上來(lái)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，形成完備的檔案管理制度。信息檔案中心將在做好局機(jī)關(guān)檔案收集整理工作的基礎(chǔ)上，逐步接受二級(jí)單位的檔案，并指導(dǎo)監(jiān)督其進(jìn)行檔案管理。2016年計(jì)劃對(duì)100件文書(shū)檔案、7600卷業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行原件掃描，并爭(zhēng)取在資金允許的情況下對(duì)更多的檔案進(jìn)行數(shù)字化，努力實(shí)現(xiàn)室藏檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。并按照有關(guān)制度和規(guī)范，制定檔案管理的相關(guān)制度。規(guī)范化、系統(tǒng)化檔案管理工作，確保能在2017年檔案工作目標(biāo)考評(píng)中達(dá)到省特級(jí)標(biāo)準(zhǔn)。

三是提高檔案信息化管理水平。借助“一張圖”平臺(tái)，開(kāi)發(fā)網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)市局系統(tǒng)檔案工作的信息化管理。將已經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的檔案資料數(shù)據(jù)注入核心數(shù)據(jù)庫(kù)，機(jī)關(guān)各科室和各直屬單位通過(guò)“一張圖”平臺(tái)的軟件管理系統(tǒng)終端，根據(jù)設(shè)定的管理權(quán)限直接訪問(wèn)各自對(duì)應(yīng)管理的檔案資料數(shù)據(jù)，進(jìn)行檔案查詢和利用，實(shí)現(xiàn)“信息多跑路、群眾少跑腿”。

四是改善檔案管理工作條件。建議將新辦公樓二樓檔案庫(kù)房進(jìn)行全面調(diào)整，并將三樓改造為檔案庫(kù)房，同時(shí)按照庫(kù)房管理要求達(dá)到“八防”標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)市局系統(tǒng)檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和達(dá)標(biāo)省特級(jí)的硬件要求，建議按《**省機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，將二樓原實(shí)物檔案榮譽(yù)陳列室改造成檔案庫(kù)房，存放二級(jí)單位的業(yè)務(wù)檔案；將二樓原陳列室隔壁的兩間辦公室分別改為檔案整理室及閱檔室，供檔案臨時(shí)整理及用戶查閱利用檔案時(shí)使用；將二樓原活動(dòng)室改造為檔案庫(kù)房，供不動(dòng)產(chǎn)中心使用；將整個(gè)三樓結(jié)構(gòu)加固并改造成檔案庫(kù)房，留給不動(dòng)產(chǎn)中心未來(lái)存放檔案使用；將一樓大會(huì)議室對(duì)面的房間改成實(shí)物檔案榮譽(yù)陳列室，或以文化長(zhǎng)廊形式展示。同時(shí)，完善現(xiàn)有檔案庫(kù)房的相關(guān)設(shè)施設(shè)備，形成符合規(guī)范的機(jī)關(guān)綜合檔案室。

 

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