1.“邀請函”三字是完整的文種名稱,與公文中的“函”是兩種不同的文種,因此不宜拆開寫成“關于邀請出席×x活動的函”。
2.被邀請者的姓名應寫全,不應寫綽號或別名。在兩個姓名之間應該寫上“暨”或“和”,不用頓號或逗號。網上或報刊上公開發(fā)布的邀請函,由于對象不確定,可省略稱呼,或以“敬啟者”統(tǒng)稱。
3.嚴格遵守寫作格式,稱謂、邀請事由、具體內容、活動時間、活動地點、相關事宜、聯系方式、落款等是必不可少的部分,不能丟漏信息。
4.邀請事項務必周詳,使邀請對象可以有準備而來,也會使活動舉辦的個人或單位減少一些意想不到的麻煩。
5.邀請函須提前發(fā)送,使受邀方有足夠的時問對各種事務進行統(tǒng)籌安排。
總之,禮儀活動邀請函屬于社會生活使用文書,具有社會公關及禮儀功能。它不僅表示禮貌莊重,也有憑證作用,要寫得簡明得體,準確文雅。
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